So werden Video Konferenzen für Firmen zum Erfolg!

Top-Tipps für die Durchführung einer Videokonferenz

Wenn eine persönliche Besprechung nicht mehr möglich ist, können Video Konferenzen für Firmen die Lücke füllen. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Online-Besprechungen effektiver zu gestalten.

Warum Video verwenden?
Video Konferenzen für Firmen ermöglichen die persönliche Interaktion und ermöglichen Unternehmen eine effektivere Kommunikation als nur Telefonanrufe oder reine Audiokonferenzen.

Video ist nicht immer die Richtige Wahl. Bei Gruppen mit mehr als fünf Teilnehmern und Konferenzen, bei denen Präsentationen geteilt werden müssen, wird es Schwierigkeiten geben, mithilfe von Videos effektiv zu kommunizieren.

Ziehen Sie in Betracht, bei Video Konferenzen für Firmen die Gruppengröße klein zu halten und eine Zusammenfassung der Konferenz oder des Meetings per E-Mail an andere zu senden, deren aktive Teilnahme möglicherweise nicht erforderlich ist.

Videokonferenzen sollten verwendet werden, wenn Audio oder Audio mit Präsentationsfreigabe nicht genügend Wirkung erzielen. Zum Beispiel, wenn eine Diskussion erforderlich ist.

Es kann auch den Fokus erhöhen, da es für die Teilnehmer schwieriger ist, Multitasking durchzuführen und die Zeit für Besprechungen zu verkürzen!

Top-Tipps für die Organisation und Leitung einer Videokonferenz:

Das Organisieren einer Videokonferenz oder eines Meetings ist wie jedes Meeting.

Vor dem Treffen:
Überprüfen Sie, ob alle Teilnehmer wissen, wie sie sich mit der Konferenz verbinden können. Informieren Sie alle, ob es sich bei der Konferenz nur um Video oder Audio handelt. Video kann störend sein, wenn die Teilnehmer nicht vorbereitet sind!
Lassen Sie die Gruppe wissen, ob die Konferenz aufgezeichnet wird und wo auf die Aufzeichnung zugegriffen werden kann.
Weisen Sie einen Protokollführer zu oder zeichnen Sie die Besprechung auf

Zu Beginn des Treffens:
Nehmen Sie sich genügend Zeit, um sich mit Technik- oder Verbindungsproblemen zu befassen. Sie sollten die Teilnehmer vorstellen. Stellen Sie Redner allerdings nur vor, wenn mehr als fünf Personen anwesend sind. Schlagen Sie eine Methode zum Unterbrechen oder Stellen von Fragen vor, wenn viele Teilnehmer anwesend sind. Zum Beispiel funktioniert eine erhobene Hand gut, wenn Sie alle Teilnehmer sehen können, oder verwenden Sie Text, wenn es eine Option dafür im System gibt

Allgemeine Hinweise
Halten Sie sich an die Zeit. Nehmen Sie sich Zeit für Fragen. Fassen Sie die am Ende des Anrufs auszuführenden Aktionen zusammen

Tipps zur Einführung:

Stellen Sie bei großen Videokonferenzen (mit mehr als fünf Personen) nur die Sprecher vor. Teilnehmer werden wahrscheinlich automatisch stummgeschaltet. Ziehen Sie gegebenenfalls in Betracht, nur für den Rest der Konferenz auf Audio umzusteigen.

Nehmen Sie sich bei kleineren Videokonferenzen (mit bis zu fünf Personen) Zeit für die Einführung aller Teilnehmer. Dies ermöglicht auch Anpassungen der Lautstärke und der Kameraeinstellungen.

Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer wissen, wie sie sich stumm schalten können, und erinnern Sie die Teilnehmer daran, sich vorzustellen, bevor sie sprechen. Denken Sie bei kleineren Besprechungen daran - wenn die Kamera eingeschaltet ist, sollte es auch Ihre sein!

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